Power BI vs Excel: Sådan adskiller de to systemer sig til rapportering

Mange økonomiafdelinger står i dag med det samme spørgsmål: Skal vi fortsætte i Excel eller tage skridtet videre til Power BI?

Begge værktøjer bruges til økonomirapportering og analyse, men de håndterer data på forskellige måder.

I denne artikel gennemgår vi forskellene mellem Power BI og Excel, og hvornår det giver mening at vælge det ene frem for det andet.

‍

Hvad er forskellen på Power BI og Excel?

Power BI og Excel har samme formål: at give indsigt i virksomhedens tal. Men hvor Excel er bygget til manuelle beregninger og fleksibel dataanalyse i mindre skala, er Power BI udviklet til automatiseret rapportering og visualisering af store datamængder.

Excel er ideelt til hurtige regneark, budgetsimuleringer og engangsberegninger, mens Power BI gør det muligt at samle data fra ERP-systemer og økonomisystemer som Business Central, CRM og lønsystemer i én datamodel, uden manuel import eller versionering, men med direkte integrationer.

‍

Power BI og Excel til rapportering

Du kender Excel. Her arbejder du typisk direkte i celler og tabeller, og hver bruger har sit eget ark og definerer selv beregninger og formler. Det giver fleksibilitet, men også risiko for fejl, når flere personer skal anvende de samme data.

Power BI arbejder derimod med en central datamodel, som trækker data automatisk fra kilderne. Når der bogføres nye posteringer i Business Central, opdateres rapporterne automatisk. Resultatet er en single source of truth, hvor alle arbejder på de samme validerede data. Det er smart, da det minimerer risikoen for manuelle tastefejl.

‍

Databehandling i Power BI vs Excel

Databehandling er en af de største forskelle mellem Power BI og Excel. Og det er netop behandlingen af data, der har størst betydning for kvaliteten af dine rapporter.

‍

Excel

I Excel foregår databehandlingen som regel manuelt. Du eksporterer data fra Business Central eller andre systemer, indsætter dem i et regneark og bygger formler, der beregner nøgletal. Hver bruger arbejder med sit eget datasæt, som hurtigt bliver forældet, når der sker ændringer i økonomisystemet.

Det gør Excel fleksibelt, men også sårbart. Selv små justeringer i kontoplanen, dimensionerne eller formlerne kan give fejl i hele rapporten. Det er naturligvis muligt at integrere Excel til Business Central, men det vil stadig foregå på et mere begrænset og manuelt niveau end i Power BI.

‍

Power BI

Power BI fungerer grundlæggende anderledes.Her oprettes en datamodel, der henter og opdaterer data automatisk fra kilder som Business Central, CRM eller produktionssystemer. Data bliver gemt centralt, og relationer mellem tabeller (f.eks. kunder, afdelinger, projekter) defineres én gang og genbruges i alle rapporter.

Det betyder, at Power BI konstant arbejder på opdaterede data og ikke statiske eksportfiler. Nye posteringer, korrektioner eller ændringer i ERP’et slår direkte igennem i rapporteringen. Du får dermed en konsistent og valideret datamodel, hvor risikoen for fejl minimeres, og hvor alle beslutningstagere arbejder på samme grundlag.

Resultatet er, at Power BI ikke blot effektiviserer rapporteringen, det ændrer selve måden, data behandles og vedligeholdes på. Hvor Excel ofte viser et øjebliksbillede, leverer Power BI et kontinuerligt, automatiseret datagrundlag.

‍

Datavisualisering i Power BI vs Excel

Excel kan lave gode grafer og pivottabeller, men visualiseringerne kræver manuel opdatering og bliver hurtigt statiske.

I Power BI er visualisering en integreret del af platformen. Her kan du bygge interaktive dashboards med KPI’er, farvekoder, drill-down-funktioner og realtidsopdaterede data. Når CFO’en vil se omsætning pr. afdeling og klikke sig videre til kundesegment eller periode, kræver det ét klik, ikke et helt regneark.

For virksomheder, der ønsker løbende økonomiindsigt, er Power BI derfor et markant stærkere værktøj til visualisering af data.

‍

Samarbejde og deling af rapporter i Power BI og Excel

Excel-filer bliver ofte via e-mail eller OneDrive. Det fungerer i små teams, men skaber hurtigt versionsproblemer. Du ved, med filnavne som denne: “Budget_Q4_v3_final_FINAL_kopi.xlsx

Power BI løser netop dette problem. Rapporterne ligger i skyen, og du kan styre, hvem der ser hvad, og alle arbejder på de samme realtidsdata. Når en postering bliver ændret i Business Central, opdateres rapporterne automatisk, uden at nogen skal sende filer rundt.

‍

Datakvalitet og governance i Power BI vs Excel

Power BI har indbygget data governance. Alle beregninger baseres på en fælles datamodel med validerede formler, så rapporteringen bliver konsistent på tværs af afdelinger. Excel overlader ansvaret til brugeren, hvilket øger risikoen for tastefejl og uens definitioner af vigtige nøgletal.

Når flere controllere eller økonomimedarbejdere skal rapportere ud fra de samme tal, skaber Power BI langt bedre kvalitet og gennemsigtighed.

‍

Power BI eller Excel: Hvad skal du vælge til økonomirapportering?

Begge værktøjer har deres styrker, afhængigt af formålet. Se mere i infografikken herunder.

‍

• Vælg Excel, når du skal lave hurtige beregninger, manuelle analyser eller budgetter, der ændrer sig ofte.
• Vælg Power BI, når du ønsker automatiseret rapportering, dataintegration og realtidsindsigt i virksomhedens økonomi.

De fleste virksomheder ender faktisk med at bruge begge værktøjer: Excel til ad hoc-opgaver, og Power BI til den faste rapportering.

‍

Konklusion

Excel er stadig et uundværligt værktøj i økonomifunktionen, men Power BI tager rapportering og datakvalitet til et nyt niveau. Når dine data opdateres automatisk, og rapporterne deles digitalt, frigiver du tid til reel økonomistyring og beslutningsstøtte.

Hos Pinehill Finance hjælper vi virksomheder med at forbinde Power BI og Business Central, så du får realtidsdata, stabile KPI’er og fuldt overblik over økonomien. Kontakt os endelig for en uforpligtende snak, hvis du har Power BI-planer.

‍