Power BI for begyndere: Her er det, du skal vide

Mange små og mellemstore virksomheder har adgang til masser af data, men få anvender dem systematisk. I stedet kæmper de med at skabe overblik i regneark, der er svære at vedligeholde, og som ofte kræver manuel opdatering og bearbejdning.

Det gør det svært at følge økonomien tæt og endnu sværere at handle hurtigt, når tallene kalder på det.

Det er her, Power BI kommer ind i billedet.

‍

Hvad er Power BI?

Power BI er Microsofts business intelligence-værktøj til dataanalyse og visualisering. Med Power BI kan du trække data fra mange forskellige systemer, analysere dem og præsentere dem i overskuelige og interaktive dashboards.

I stedet for at trække rapporter manuelt eller sammenfatte et overblik i Excel, giver Power BI dig en struktureret, automatiseret og dynamisk tilgang til dine nøgletal.

‍

Sådan anvender vi typisk Power BI til basale opgaver i økonomifunktionen:

• Opfølgning på omsætning, omkostninger og dækningsbidrag
  
  
• Budget vs. actual-analyse
  
  
• Udvikling i likviditet
  
  
• Debitor- og kreditorstyring
  
  
• KPI-overblik for ledelse og ejerkreds
  
  

Værktøjet giver dig mulighed for at lave simple rapporter (ligesom ovenstående), men du kan også lave mere avancerede rapporter på tværs af forretningen. Det er f.eks. muligt at bygge rapporter, der kombinerer data fra økonomisystem, CRM og lagerstyring i én samlet visning. Du kan f.eks. analysere dækningsbidrag pr. kunde, bruttoavance pr. kanal og salgsperformance pr. sælger.

‍

Fordele ved Power BI i økonomifunktionen

Når du bruger Power BI til din økonomistyring, får du en række fordele, der er svære at opnå med traditionelle rapporteringsværktøjer alene.

‍

1. Data opdateres automatisk

Du behøver ikke hente nye tal hver måned, da rapporterne opdateres automatisk, så snart nye data er tilgængelige i dit økonomisystem.

‍

2. Du får realtidsindsigt

Du kan følge udviklingen i forretningen dag for dag og reagere hurtigt, hvis noget afviger fra planen.

‍

3. Du slipper for manuelle rapporter

Power BI gør det muligt at automatisere både intern og ekstern rapportering, så du bruger mindre tid på at finde og arrangere tal og mere tid på at analysere dem.

‍

4. Du kan analysere på tværs af organisationen

Du kan kombinere data fra flere selskaber, afdelinger eller forretningsområder og se performance på tværs af organisationen uden at rode med regneark eller pivottabeller.

‍

5. Power BI spiller sammen med Business Central

En af de helt store fordele er integrationen til Business Central. For bruger du Business Central som økonomisystem, kan du nemt forbinde det med Power BI og oprette rapporter på baggrund af dine bogførte data.

‍

Hvordan ser et Power BI-dashboard ud i praksis?

Et centralt element i Power BI er muligheden for at opbygge dashboards, der giver et samlet og opdateret overblik over virksomhedens nøgletal. Et dashboard fungerer som en visuel brugerflade, hvor data fra økonomisystemer og andre kilder præsenteres på en struktureret og interaktiv måde.

Her får du adgang til realtidsdata, som bliver opdateret automatisk, og som du kan tilpasse efter din virksomheds specifikke behov.

‍

Et økonomi-dashboard i en mindre eller mellemstor virksomhed kan eksempelvis indeholde:

• Udvikling i omsætning og omkostninger over tid
  
  
• Dækningsbidrag fordelt på kundegrupper eller produktkategorier
  
  
• Likviditetsbevægelser og beholdninger
  
  
• Debitoranalyse med forfaldne og afvigende poster
  
  
• Budgetopfølgning med visuelle indikatorer for afvigelser
  
  

Et godt dashboard gør det muligt at analysere data på flere niveauer lige fra det samlede resultat til den enkelte transaktion. Brugeren kan filtrere og segmentere data, dykke ned i afvigelser og nemt dele rapporter med relevante interessenter i eller uden for organisationen.

Du kan eksempelvis klikke dig rundt i dashboardet og udfolde enkelte nøgletal, såfremt du ønsker at se den bagvedliggende data. Du kan f.eks. også filtrere på en specifik afdeling og se, hvordan den performer i forhold til budgettet.

Særligt for virksomheder, der arbejder med outsourcing eller har flere interessenter, giver dashboards i Power BI en effektiv og professionel ramme for økonomirapportering og opfølgning hos ledelsen.

‍

Sådan kommer du i gang med Power BI

Power BI er et stærkt værktøj, men det forudsætter, at dine data er tilgængelige, strukturerede og konsistente. Uden et solidt datagrundlag bliver analyserne upræcise, og dine dashboards bliver svære at vedligeholde.

Derfor er første skridt mod værdiskabende Power BI-rapportering at sikre, at du bogfører med tilstrækkelig detaljeringsgrad i dinvirksomheds økonomisystem – altså får bogført med så meget data som muligt. Jo mere standardiseret og datadrevet din bogholderifunktion er, desto nemmere bliver det at opbygge brugbare visualiseringer og analysere nøgletal på tværs af forretnigen.

‍

Forudsætninger for succes med Power BI:

• Datatilgængelighed: Alle relevante økonomiske data skal være digitalt tilgængelige i systemet. Det gælder f.eks. omsætning, omkostninger, kundeoplysninger og dimensioner.
  
  
• Datakvalitet: Posteringer skal være korrekt konteret og gerne beriget med dimensioner som afdelinger, projekter, kundegrupper eller produktkategorier.
  
  
• Datamodel: Det skal være klart, hvilke KPI’er der er vigtige for din virksomhed, og hvordan de hænger sammen med den underliggende kontoplan og bogføringsstruktur.
  
  

Power BI handler altså ikke kun om at “visualisere” tal, det handler i høj grad om at udnytte det datagrundlag, din virksomhed allerede har. Hvis den grundlæggende struktur i økonomisystemet ikke er gennemtænkt, vil rapporterne hurtigt mangle konsistens, sammenhæng og validitet.

Hos Pinehill Finance oplever vi ofte, at virksomheder, der ønsker at komme i gang med Power BI, først har behov for at styrke deres datamodellering og bogføringspraksis, inden de går i gang med selve dashboard-oprettelsen. Når det er på plads, er vejen til automatiseret og værdiskabende rapportering langt kortere.

‍

Klar til at få et bedre overblik?

Power BI er ikke kun for store virksomheder. Det er også for SMV’er, der vil bruge data bedre og styrke økonomifunktionen med indsigt og handlekraft.

Vil du høre mere om, hvordan Power BI kan fungere i din virksomhed? Kontakt os endelig for en uforpligtende snak.

‍