Automatisk bogføring: Her er dine muligheder i Business Central

Automatisk bogføring er ikke kun et teknisk greb, det er et strategisk værktøj til at opbygge en mere effektiv økonomifunktion.

Når bogføringen i høj grad kan ske automatisk, får du frigjort tid og ressourcer, og samtidig bliver risikoen for manuelle fejl og uensartede processer reduceret.

I denne artikel dykker vi ned i, hvad automatisk bogføring egentlig indebærer, og hvordan du med Business Central som platform kan realisere en mere digital og robust økonomifunktion.

Hvad er automatisk bogføring?

Automatisk bogføring handler grundlæggende om at digitalisere og standardisere de arbejdsgange, der traditionelt har krævet manuel indtastning og kontrol.

Det dækker bl.a.:

• Gentagne posteringer, der kan afvikles på faste intervaller
  
  
• Bilag og fakturaer, der automatisk kan behandles og konteres på baggrund af regler eller historik
  
  
• Bankposteringer, der matches og bogføres uden manuel afstemning
  
  
• Moms og periodiseringer, der opdateres og rapporteres løbende uden at skulle følges manuelt
  
  
• Godkendelses- og rykkerflows, der kører efter definerede procedurer
  
  

Målet er ikke at fjerne bogholderfunktionen, men at gøre den mere systematisk, effektiv og værdiskabende. Når de manuelle dele af arbejdet bliver minimeret, kan bogholderiet fokusere på overblik, kvalitet og støtte til virksomhedens beslutningstagere.

‍

Hvem er automatisk bogføring relevant for?

‍

Automatisk bogføring er særligt relevant for virksomheder, der enten ønsker at vækste – eller som allerede er vokset til et punkt, hvor de manuelle arbejdsgange ikke længere kan følge med.

For mange små og mellemstore virksomheder er det ikke realistisk at skalere økonomifunktionen 1:1 med væksten i forretningen. Her bliver automatisering en måde at styrke kapaciteten uden at udvide organisationen unødigt.

Typisk skaber automatisering særlig stor værdi for virksomheder, som:

• har mange gentagne posteringer, der med fordel kan standardiseres
  
  
• ønsker bedre datakvalitet og ensartethed i regnskabet
  
  
• mangler realtidsindsigt i nøgletal og likviditet
  
  
• arbejder med månedsrapportering og controlling, hvor tid og præcision er afgørende
  
  
• har brug for at frigøre tid til analyse, controlling og forretningsudvikling

For disse virksomheder er automatisk bogføring ikke kun et spørgsmål om effektivisering. Det er en strategisk investering i at gøre økonomifunktionen mere agil, skalerbar og værdiskabende.

Hvordan understøtter Business Central automatisk bogføring?

Business Central er et af de regnskab- og boholdersystemer, der tilbyder et bredt sæt værktøjer til at understøtte automatiseret bogføring i praksis. Det er særligt velegnet til små og mellemstore virksomheder, som ønsker at digitalisere deres økonomifunktion uden at investere i et hyperkomplekst ERP-setup.

Herunder gennemgår vi de mest centrale funktioner i Business Central, som kan hjælpe med at realisere en mere automatiseret og effektiv økonomiproces.

1. Bogføringsskabeloner og gentagelseskladder

En god introduktion til automatisering i Business Central er brugen af bogføringsskabeloner og gentagelseskladder. Disse værktøjer gør det muligt at automatisere tilbagevendende posteringer, som f.eks. husleje, leasingydelser, interne omkostningsfordelinger og periodiske gebyrer.

Du definerer én gang, hvordan konteringen skal ske, hvor ofte den skal gentages, og hvilke beløb der skal anvendes. Herefter sørger Business Central for at oprette og bogføre posteringerne automatisk ud fra dine indstillinger.

Det sikrer ikke bare konsistens i regnskabet, men reducerer også den tid, bogholderiet skal bruge på at gentage de samme manuelle klik måned efter måned.

2. Fakturahåndtering med f.eks. Continia Document Capture

Indgående fakturaer er en af de mest tidskrævende opgaver i mange økonomifunktioner. Her kan automatisering gøre en markant forskel, især ved hjælp af løsninger som Continia Document Capture, som du kan integrere direkte i Business Central.

Systemet scanner og læser automatisk fakturaer, som du modtager som PDF eller OIOUBL. Herefter udtrækker systemet centrale oplysninger som leverandør, beløb, fakturanummer og moms. Baseret på historik og opsatte regler foreslår systemet en kontering, som derefter kan sendes gennem et digitalt godkendelsesflow og bogføres automatisk.

Fordelen er ikke blot, at arbejdet går hurtigere. Du opnår også en højere grad af sporbarhed, ensartet behandling og mulighed for at skalere din fakturahåndtering uden at øge den administrative belastning.

3. Automatisk bankafstemning

Bankafstemning er en klassisk flaskehals i mange økonomiafdelinger, hvilket især gør sig gældende, når det skal klares op til måneds- eller kvartalsafslutning. Med Business Central kan du i høj grad automatisere denne proces.

Systemet henter automatisk banktransaktioner ind via integration med din virksomheds bank og matcher dem mod bogførte betalinger og indbetalinger. Det sker ud fra kriterier som beløb, dato og tekstreferencer. Transaktioner, der ikke matcher, bliver markeret til manuel opfølgning.

Resultatet er, at langt størstedelen af posteringerne bliver afstemt automatisk, og at du som bogholder kan fokusere på afvigelserne frem for at skulle gennemgå alle linjer manuelt.

4. Momsafregning og periodiseringer

Business Central gør det let at opsætte regler for automatisk momsberegning og -afregning. Når du bogfører en salgs- eller købstransaktion, udregner systemet automatisk den korrekte moms, bogfører den og placerer den på den relevante momskonto. Når perioden slutter, kan du generere en momsrapport og sende den til SKAT direkte fra systemet.

Periodisering er et andet område, hvor mange virksomheder bruger unødig tid. Det handler ofte om forudbetalte abonnementer, forsikringer eller ydelser, der dækker flere måneder. Med Business Central kan du opsætte regler for automatisk periodisering, så udgifter og indtægter bliver fordelt korrekt over tid.

5. Automatisering via Power Automate

For virksomheder med lidt større behov, eller som arbejder med flere systemer, kan automatisering via Power Automate være et stærkt supplement til Business Central.

Med Power Automate kan du opbygge skræddersyede automatiserede workflows, der bliver udløst af bestemte hændelser. Det kan f.eks. være at en faktura bliver godkendt, at en kunde indsender en formular eller at en salgsordre bliver oprettet i et eksternt system.

Power Automate gør det muligt at forbinde Business Central med andre applikationer som Microsoft Teams, Outlook, SharePoint eller tredjepartssystemer, hvilket skaber tværgående automatiseringer, hvor bogføring er ét af flere trin i en samlet forretningsproces.

6. Automatiske rykkere og betalingspåmindelser

Et andet område, hvor Business Central understøtter automatisk bogføring, er håndteringen af debitorer og rykkere. 

Du kan opsætte rykkerprocedurer med faste intervaller, gebyrer og formuleringer. Når kunden overskrider betalingsfristen, genererer systemet automatisk en rykker og sender den til kunden via e-mail. Du kan desuden opsætte flere rykkertrin med eskalering, hvis betalingen fortsat udebliver.

Det sikrer en mere konsekvent betalingsadfærd fra dine kunder, og det reducerer behovet for manuel opfølgning i økonomiafdelingen.

Automatisk bogføring + outsourcing = fleksibel økonomifunktion

Automatisering og outsourcing går hånd i hånd. Flere og flere SMV’er vælger i dag at lade en ekstern partner stå for hele eller dele af bogføringen og kombinerer det med f.eks. Business Central som platform.

Fordelen er, at du som virksomhed:

• Får adgang til specialister i Business Central og automatisering
  
  
• Slipper for at opbygge intern kompetence og kapacitet
  
  
• Kan skalere din økonomifunktion op og ned alt efter behov
  
  
• Får leveret opdaterede økonomi-rapporter uden selv at skulle holde styr på systemet
  
  

Hos Pinehill Finance hjælper vi virksomheder med at opbygge og drive en moderne økonomifunktion i Business Central, hvor automatisk bogføring er en naturlig del af løsningen og ikke blot en teoretisk mulighed. Vil du vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med at opsætte automatisk bogføring i Business Central? Kontakt os på n.rahr@pinehill.dk for en uforpligtende snak.

‍