Bogføringsprocessen er i dag blevet meget mere digital og kravene til datakvalitet, rettidighed og dokumentation er steget markant. Det gør, at flere SMV’er i dag søger hjælp til bogføring og regnskab hos en ekstern partner. 

‍

Men hvordan vælger man den rette partner til bogføring og regnskab, når du har besluttet, at bogholderiet skal outsources?

Her får du 7 opmærksomhedspunkter, du bør kende, før du vælger.

‍

1. Ensartede processer og faste afstemninger

Når du får hjælp til bogføring, er det vigtigste, at partneren arbejder efter dokumenterede processer. Mange løsninger fejler, fordi bogholderiet bliver for personafhængigt og for lidt processtyret.

Det bør være et minimumskrav, at din partner arbejder med:

• ugentlige eller månedlige bankafstemninger
  
  
• faste procedurer for debitor, kreditor, moms og løn
  
  
• klare retningslinjer for periodiseringer
  
  
• struktur for kontrolspor og revisionsspor

Hvis processerne ikke er tydelige, bliver tallene ustabile, og regnskabet ender med at skulle ryddes op i ved årsafslutningen.

‍

2. Rettidighed og faste deadlines

Et bogholderi, der er “lidt bagud”, giver en virksomhed, der er “lidt bagud”. Når tallene ikke er opdaterede, bliver beslutninger truffet på mavefornemmelser i stedet for data.

Vælg en partner, der kan forpligte sig til:

• faste leverancer (f.eks. hver uge eller den første i hver måned)
  
  
• en tydelig månedsluk
  
  
• klare svarfrister ved spørgsmål, da du ofte har brug for svar her og nu
  
  
• håndtering af efterposteringer inden for en fast tidsramme

Rettidighed er ofte forskellen på et bogholderi, der føles stabilt.

‍

3. Dataforståelse og ikke bare bilagshåndtering

Mange tror, at bogføring handler om at sætte bilag i mapper eller indlæse fakturaer. Men i moderne økonomistyring handler bogholderi om datakvalitet.

Din partner skal forstå:

• hvordan poster påvirker resultatopgørelse og balance
  
  
• hvordan fejl i driftsbogføringen slår igennem på nøgletal
  
  
• hvordan periodiseringer påvirker virksomhedens reelle performance
  
  
• hvilke konti og dimensioner, som skal bruges for at sikre ensartede tal

En partner, der arbejder datadrevet, vil også kunne opsætte rapportering korrekt og hjælpe med at optimere din økonomifunktion – uanset om du bruger Excel, Business Central eller Power BI.

‍

4. Forståelse for virksomhedens drift (ikke kun bogføringsloven)

En god bogholder forstår tallene, men en fremragende bogholder forstår også forretningen bag tallene.

Derfor bør du vælge en partner, der kan:

• sætte konteringer op, så du får de rigtige nøgletal
  
  
• se forskellen mellem drift og investering
  
  
• spotte afvigelser i f.eks. vareforbrug, dækningsgrader eller lønomkostninger
  
  
• udfordre valg af kontoplan og processer, hvor det giver mening
  
  

En bogholder uden forretningsforståelse leverer bogføring. En bogholder med forretningsforståelse leverer overblik og forretningsmæssige optimeringsmuligheder.

‍

5. Automatisering og systemsetup (særligt relevant i Business Central og lignende)

Hvordan økonomisystemet er sat op og automatiseret, har stor indflydelse på nøjagtigheden og hastigheden af bogføringen. Hvis du arbejder i Business Central (det gør vi), er følgende områder afgørende for et stabilt bogholderi:

• korrekt opsatte bogføringsgrupper,
  
  
• standardiserede konteringsskabeloner,
  
  
• dimensionsstyring der matcher virksomhedens struktur,
  
  
• automatisk håndtering af leverandørfakturaer og bankintegration,
  
  
• tydelige godkendelsesflows

En partner, der mestrer systemsetup, kan minimere antallet af manuelle processer og efterposteringer, fordi data flyder rigtigt gennem systemet fra starten. Det giver højere datakvalitet, færre fejl og en bogføring, der er klar til rapportering i f.eks. Power BI.

‍

6. Stabilitet og risikominimering

Et af de vigtige argumenter for ekstern hjælp til bogføring og regnskab er stabilitet. I mange SMV’er ligger bogholderiet hos én person, og det skaber sårbarhed.

Du bør derfor også spørge din eksterne partner:

hvad sker der,

• hvis min faste kontaktperson/bogholder bliver syg?
  
  
• hvis de siger op?
  
  
• når vores virksomhed vokser og der kommer flere bilag?
  
  
• hvis der opstår revisionsspørgsmål, der kræver ekstra analyse?

‍

7. Evnen til at skalere og rådgive

Når du vælger hjælp til bogføring og regnskab, skal du ikke kun se på nutiden, men på fremtiden.
Vokser virksomheden, stiger kompleksiteten i økonomien: flere transaktioner, mere controlling, flere rapporter.

En god partner skal kunne:

• skalere op uden friktion
  
  
• tage ansvar for nye processer, når behovet opstår
  
  
• hjælpe med klarere rapportering
  
  
• opsætte mere strukturerede workflows
  
  
• rådgive om forbedringer af processer
  
  

Når din partner kan udvikle sig i takt med, at din virksomhed gør, undgår du at skulle starte forfra hos en ny, større partner.

‍

Konklusion

Vælger du en partner med stærke processer, systemforståelse og evnen til at levere præcise tal hver måned, bliver dit eksterne bogholderi en styrke. Ikke en risiko. Kontakt os endelig, hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp til dine bogføringsprocesser.

‍